Hoe verloopt proctoring en afname voor de kandidaat?

System check

De kandidaat wordt vooraf uitgenodigd om een system check uit te voeren. Veelal wordt geadviseerd dit tenminste 48 uur voor de testafname zelf uit te voeren. De system check controleert of de computer of laptop waar de kandidaat de test op wil maken geschikt is voor proctoring. Er wordt gekeken naar de webcam instellingen, de microfoon instellingen en of de screensharing werkt. Voor de screensharing moeten de kandidaten de ProctorExam Google Chrome plugin installeren. Dit wordt tijdens de system check aan de kandidaat uitgelegd.

Ook wordt er een melding weergegeven over de internetverbinding. De kwaliteit van de internetverbinding kan niet worden gecontroleerd en is de verantwoordelijkheid van de kandidaat. Als de kandidaat de camera van hun telefoon moet gebruiken wordt er ook aan de kandidaat uitgelegd hoe ze de Proctor app kunnen downloaden en instellen. De kandidaat wordt stapsgewijs door deze procedure heen geleid.

De system check is in het Engels beschikbaar. Wel kan het met Google Translate vertaald worden naar het Nederlands. NOA biedt ook een korte handleiding in het Nederlands aan om kandidaten te helpen met de system check.

Als de system check succesvol is afgerond ontvangt de kandidaat een e-mail met een link naar de testomgeving. Het is mogelijk om een tijdsperiode in te stellen bij de testomgeving. Dit zorgt ervoor dat kandidaten niet te vroeg de test kunnen maken. Door deze extra system check eerst uit te voeren bij uw kandidaten kunt u onverwachte technische problemen of misverstand voorkomen, bijvoorbeeld dat een kandidaat geen webcam heeft.

Tijdens de test

Vóór de test moet de kandidaat nog een verkorte system check uitvoeren. Dit is nodig voor het geval dat de kandidaat toch op een andere computer de test moet maken dan de computer waarop zij/hij de system check heeft uitgevoerd, en om de app te koppelen aan de proctor software.

Tijdens deze system check worden alle instellingen opnieuw gecontroleerd en maakt de kandidaat een foto van het legitimatiebewijs en het gezicht. Deze system check is ook alleen in het Engels beschikbaar. Ook hiervoor heeft NOA een korte handleiding in het Nederlands gemaakt om kandidaten hiermee te helpen.

Als er gebruik wordt gemaakt van de camera op hun telefoon dan moeten de kandidaten eerst hun omgeving filmen om te laten zien dat er niemand in de kamer staat. Als deze check is afgerond wordt er gecontroleerd of er meer dan een tabblad in de browser open staat.

Figuur 1. Check op het aantal geopende tabbladen

Figuur 2. Proctorpagina met link naar NOA Online afname

Figuur 3. NOA Online afname binnen proctoring

Na afronding van de test

Als de kandidaat klaar is met de test dient rechts bovenin op Finish Exam te worden geklikt (zie figuur 3).

Alle huidige NOA Online functionaliteit, zoals het automatisch sturen van rapporten naar een beheerder of kandidaat, blijft uiteraard ook beschikbaar.

Support mogelijkheden

De applicatie kent een 24x7 chat supportfunctie (in het Engels). Door op het chat icoontje rechts onderin te klikken (zie figuur 3) kan de kandidaat een gesprek beginnen met een support medewerker.

Wanneer dit niet tot een oplossing leidt kan de kandidaat contact opnemen met de opdrachtgever of met NOA. Hierover worden afhankelijk van de toepassing nadere afspraken gemaakt.