Anonimisatie gelukt

9 januari 2022

Er zijn 273.159 kandidaten geanonimiseerd en er zijn 1.371.257 antwoorden verwijderd of geanonimiseerd. 

Sinds 12:00 uur vanmiddag is alles weer online.

Een klein berichtje, spannend moment.

NOA anonimiseert een keer per jaar, in januari, de testgegevens van een groot aantal kandidaten. Als een kandidaat een test maakt in NOA Online, dan worden er gegevens van deze persoon opgeslagen. Deze gegevens bestaan uit persoonsgegevens en testresultaten. De combinatie van deze twee soorten gegevens is, bijvoorbeeld, nodig om een rapport van een kandidaat te kunnen downloaden.

Het anonimiseren van gegevens wil zeggen dat de testresultaten van een kandidaat niet meer te herleiden zijn naar een persoon. De persoonsgegevens waarmee een kandidaat geïdentificeerd kan worden, worden losgekoppeld van de testresultaten en vervolgens vernietigd. Daarmee is de kandidaat een anonieme persoon in de databerg geworden. Maar de testgegevens kunnen op deze manier nog wel worden gebruikt, bijvoorbeeld voor (normen)onderzoek, dat nodig is om de kwaliteit van de tests op peil te kunnen houden.

“Het klinkt simpel, maar er kan van alles misgaan”, zegt IT-medewerkster Arianne van den Berg. Voor de anonimisatie wordt NOA online een weekend platgelegd. ’s Nachts wordt er een volledige back-up gemaakt en de volgende dag begint de anonimisatie. Arianne schrijft hiervoor de scripts. “Scripts zijn code om in de database dingen te kunnen opzoeken, invoeren, updaten, deleten etc. De anonimisatie begint met het selecteren van de kandidaten die geanonimiseerd moeten worden. Dat is het spannendst, want als je de verkeerde kandidaten ertussen hebt zittenen, moeten kandidaten misschien hun test overdoen. Dat wil je absoluut niet.”

Klanten kiezen zelf de bewaartermijn voor de testresultaten van de kandidaten. Dit kan een, twee of vijf jaar zijn. Voorwaarde voor het anonimiseren is dat de kandidaat in het afgelopen jaar geen tests meer heeft gedaan. Maar soms maken kandidaten tests en dan een paar jaar niet en dan weer wel. De vraag is of alle gegevens dan nog bewaard moeten worden of juist niet. Dat is allemaal afhankelijk van de wensen van de klant en dus voor elke organisatie anders.

Een ander risico is dat het tijdvenster waarin het systeem platligt niet groot genoeg is. Arianne: “Dan is de applicatie langer uit de lucht. Dat wil je ook niet. Of het systeem kan vastlopen. En bij grote wijzigingen kan de tijdelijke back-up file te klein zijn en moet je tussentijds ophogen, dat kost ook weer extra tijd. En als er iets fout gaat, moet alles in de database worden teruggezet, voordat je opnieuw kunt beginnen. Dat terugzetten duurt twee uur en wordt door een extern bedrijf gedaan, dat moet dus in het weekend van de anonimisatie ook beschikbaar zijn. Hoe goed je het ook voorbereidt, er zijn altijd dingen die mis kunnen gaan of anders lopen dan gepland en dat kost extra tijd die je eigenlijk niet hebt. Daarom zijn we altijd blij als het weer achter de rug is! Dit jaar ging het allemaal in een keer goed.”