Wist u dat? Maart 2023

Automatisch mailen vanuit NOA online

Naast het downloaden van rapportages uit het systeem, is het ook mogelijk om hiervoor een automatische instelling te gebruiken.

Met de automatische instelling wordt:
1. er een automatische e-mail naar maximaal drie e-mailadressen verzonden;
2. er een automatische e-mail naar de kandidaat verzonden;
3. de kandidaat een download link voor het rapport aangeboden.

Als u gebruik maakt van deze instellingen hoeft u dus in principe niet meer in te loggen in de beheeromgeving om het rapport van een kandidaat te kunnen inzien.
Let er echter op: rapporten worden niet beveiligd gemaild. Denk dus goed na naar wie u de rapporten opstuurt en wie toegang heeft tot dit mailadres. Het mailen van persoonsgegevens en resultaten van kandidaten is uw eigen risico. NOA adviseert u om de rapportages te downloaden vanuit de beheeromgeving.

Instellen automatische e-mail naar uw eigen mailadres

Wanneer u zelf een rapport van de kandidaat wilt ontvangen wanneer deze klaar is, kunt u dat instellen. Het is een snelle en gemakkelijke manier om rapporten in
te zien.
Stap 1: Ga naar het tabblad “Instellingen”.
Stap 2: Vink het bovenste hokje aan, bij “stuur een e-mail wanneer alle testen zijn afgerond naar dit adres”.
Stap 3: Vul uw e-mailadres in het juiste vak en vink “voeg een rapport toe aan de e-mail” aan.

Let op, iedereen die toegang heeft tot dit e-mailadres heeft ook toegang tot de rapporten. U kunt extra e-mailadressen invullen (max. 3) door op “Add email” te klikken.

Selecteer vervolgens de gewenste rapportage en het gewenste e-mailsjabloon.
Stap 4: klik op “bewaar instellingen”, de oranje knop onderaan de pagina.

Instellen automatische e-mail naar de kandidaat

Stap 1: Ga naar het tabblad “Instellingen”.
Stap 2: Vink het tweede hokje aan, bij “stuur een e-mail naar de kandidaat wanneer alle testen zijn afgerond”.
Stap 3: Selecteer een e-mail sjabloon. Vink vervolgens “voeg een rapport toe aan de e-mail” aan en selecteer de gewenste rapportage.
Stap 4: klik op “bewaar instellingen”, de bovenste oranje knop onderaan de pagina.
Stap 5: Stel bij alle kandidaten die u aanmaakt in dat hun rapport wordt ge-e-maild, door het vinkje ”stuur e-mail wanneer kandidaat klaar is” aan te zetten.

Een downloadlink voor de kandidaat

Wanneer u de kandidaat direct het rapport wilt laten bekijken, kunt u ervoor kiezen om een downloadlink aan te bieden aan de kandidaat. Dit betekent dat de kandidaat na het maken van alle tests een link krijgt te zien naar zijn of haar rapport. Dit kan dan gedownload worden.

Let op! Het is belangrijk dat:

1. De kandidaat niet te snel doorklikt, zodat hij of zij de download link mist. Als u gebruik wilt maken van deze optie, communiceer dan duidelijk dat de kandidaten hun rapport op het einde moeten downloaden, zodat zij het scherm niet te vroeg wegklikken.
2. Wanneer de kandidaat de tests bij u op locatie maakt, hij of zij de test ook nog naar zichzelf e-mailt of op een USB-stick opslaat, zodat hij of zij het rapport mee kan nemen.
3. Ook is het aan te raden dat het bestand, wat zich vaak automatisch opslaat bij “downloads” op de computer, wordt verwijderd van de computer uit privacy overwegingen.

Het aanbieden van een rapport om te downloaden is vooral handig als de kandidaat de tests op zijn of haar eigen computer maakt.

Stap 1: Ga naar het tabblad “Instellingen” en vink de derde optie aan, namelijk “bied de kandidaat een rapport aan om te downloaden wanneer alle testen zijn afgerond”.

Stap 2: Selecteer het gewenste rapport voor de kandidaat.

Stap 3: Stel bij alle kandidaten die u aanmaakt in dat een download link voor het rapport wordt aangeboden, door het vinkje “biedt rapport om te downloaden aan”, aan te zetten.