Frequently Asked Questions NOA Talent Portal

Hieronder vind je antwoorden op de veel gestelde vragen (FAQ) over het beheren van kandidaten en het afnemen van online tests in NOA Talent Portal (NTP). Mocht het antwoord op uw vraag hier niet tussen zitten dan kunt u contact opnemen met de supportdesk van NOA door een email naar support@noa-vu.nl te sturen of te bellen (020-5040800, 9.00 - 17.00).

 

 

Het afnemen van online tests

 

 

Ik wil klant worden bij NOA

Om klant te worden bij NOA kun je het beste contact opnemen met de Helpdesk van NOA door te bellen (020-5040800) of een e-mail te sturen. De Helpdesk kan adviseren welke test(s) je het beste kunt inzetten om je doelen te bereiken. Ook kan de Helpdesk meer vertellen over de kosten van de test(s) en van het gebruik van NOA Online.

 

Hoe gaat NOA om met persoonsgegevens?

Wij slaan persoonsgegevens op, samen met de testresultaten. Deze worden gecombineerd zodat een rapport van de testresultaten van een kandidaat gemaakt kan worden. NOA vraagt ook naar persoonsgegevens zodat NOA onderzoek kan uitvoeren. Zo kunnen wij onderzoeken of de tests eerlijk en vergelijkbaar zijn voor mensen van verschillende leeftijden, opleidingsniveaus en culturele achtergrond. Ook onderzoeken wij bijvoorbeeld welke persoonlijke eigenschappen succes in werk of studie voorspellen. Klik hier voor meer informatie over ons Privacy beleid.

 

Kandidaat kan niet inloggen in NOA Talent Portal

Controleer of je op de juiste website bent om in te loggen. Dit moet zijn: https://noatalentportal.nl. Als je je wachtwoord niet meer weer dan kun je via de knop 'Wachtwoord vergeten?' zelf je wachtwoord resetten en een nieuw wachtwoord instellen. Let op: je kunt alleen zelf je wachtwoord resetten als je gebruikersnaam jouw emailadres is. Als je gebruikersnaam niet je emailadres is dan kun je contact opnemen met degene die jou gevraagd heeft om de test(s) te maken.
Let op: wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig!

 

Wat zijn de inloggegevens van de kandidaat?

De gebruikersnaam van de kandidaat is terug te vinden in het kandidatenoverzicht en op de detailpagina van de kandidaat. De gebruikersnaam kan het emailadres van de kandidaat zijn, maar het is ook mogelijk dat de kandidaat een gebruikersnaam heeft die geen emailadres is.

Wanneer je een kandidaat aanmaakt met een emailadres als gebruikersnaam en je ervoor kiest om de logingegevens direct naar een kandidaat te e-mailen dan heb je geen zicht op het wachtwoord van de kandidaat. Het wachtwoordbeheer is dan volledig in handen van de kandidaat zelf. De kandidaat kan zelf zijn wachtwoorden resetten en/of aanpassen mocht dat gewenst zijn.

Wanneer je de logingegevens van een kandidaat handmatig aan een kandidaat wilt verstrekken, bijvoorbeeld omdat de kandidaat de test(s) op locatie maakt, dan heb je alleen tijdens het aanmaken van de kandidaat de mogelijkheid om het wachtwoord te zien, te bewerken en te downloaden (samen met de gebruikersnaam). Nadat de kandidaat is aangemaakt heb je geen mogelijkheid meer het wachtwoord te achterhalen. Het is wel mogelijk om het wachtwoord van de kandidaat te wijzigen via de detailpagina van de kandidaat.

Je kunt de inloggegevens nadat deze zijn verstuurd niet meer inzien of wijzigen.

 

Hoe verander ik het wachtwoord van een kandidaat?

Voor een kandidaat die is aangemaakt met een emailadres als gebruikersnaam is dat niet mogelijk, je kunt het wachtwoord van de kandidaat niet wijzigen. De kandidaat kan zelf het wachtwoord wijzigen na ingelogd te zijn in de kandidaatomgeving, via de profielpagina, of de kandidaat kan een nieuw wachtwoord instellen door 'Wachtwoord vergeten?' te gebruiken.

Voor kandidaten die zijn aangemaakt met een gebruikersnaam die geen emailadres is kun je het wachtwoord wijzigen via de detailpagina van de kandidaat. In dit geval kan de kandidaat ook het eigen wachtwoord wijzigen via de profielpagina na inloggen in de kandidaatomgeving. De kandidaat kan in deze situatie geen gebruik maken van de 'Wachtwoord vergeten?' knop.

 

Kan je weer verder met het invullen van de test als je tussendoor bent gestopt?

Ja, als tussendoor de browser wordt weggeklikt of de internetverbinding wegvalt blijven de antwoorden die eerder zijn gegeven opgeslagen. Als je lang inactief bent word je automatisch uitgelogd met de melding dat je sessie verlopen is. Als je opnieuw inlogt kan je weer verder gaan waar je gebleven was.
Tip: Als je pauze wilt nemen, doe dit dan altijd tussen onderdelen door.

 

Een kandidaat is per ongeluk al begonnen met de test. Kan je die resetten?

Het is niet mogelijk om tests te resetten en dus informatie van de kandidaten te verwijderen. Als kandidaten toch zijn begonnen en dit echt niet de bedoeling is, kan je de test nog een keer aanbieden door een extra testtaak met dezelfde test toe te voegen voor die kandidaten.

 

Ik heb een test bij NOA gemaakt en heb een vraag over de test, de testresultaten of de vervolgstappen

Als je een test bij NOA gemaakt hebt en een vraag hebt over de test, de testresultaten of wat er met jouw testresultaten gebeurt, neem dan contact op met de organisatie die je gevraagd heeft de test te maken. Vanwege veiligheidsredenen en privacy kan NOA geen informatie over de testresultaten aan je verstrekken omdat NOA jouw identiteit niet kan controleren.

 

Het beheren van kandidaten

 

Ik kan een kandidaat niet vinden

Ga via de menuknop 'Kandidaten' naar het kandidatenoverzicht.

Soms zijn kandidaten moeilijk terug te vinden omdat je niet meer weet in welk proces ze zijn aangemaakt. Je kunt het kandidaten overzicht ook op organisatieniveau bekijken, zorg ervoor dat in de donkerblauwe balk linksboven de naam van je organisatie staat en ga dan het kandidatenoverzicht via de menuknop "Kandidaten". In het kandidatenoverzicht kun je via de filters op de kolommen makkelijk zoeken op bijvoorbeeld voor- of achternaam. Het kan ook zijn dat kandidaten 'verborgen zijn'. Verborgen kandidaten maak je zichtbaar via het donkerblauwe filterknopje rechts naast de donkerblauwe balk linksboven.

 

Hoe download ik een rapport? Ik zie deze optie niet in het kandidatenoverzicht staan

Als je in het kandidatenoverzicht geen optie hebt om rapporten te downloaden dan beving je je op organisatie- of processetniveau, in plaats van op procesniveau. Het downloaden van kandidaatrapporten kan alleen als je op procesniveau zit. Via de donkerblauwe balk linksboven kun je naar een proces navigeren. Kijk ook goed naar de aanwezig menuknoppen. Als er een 'Processen' menuknop zichtbaar is dan zit je op organisatie- of processetniveau. Als deze menuknop er niet is dan zit je op het procesniveau, dat is het juiste niveau om rapporten uit te draaien.

 

Kan ik nog een nieuwe test klaarzetten voor een kandidaat?

Ja, dat kan altijd. Zoek de kandidaat op in het kandidatenoverzicht en klik op de kandidaat, je komt nu op de detailpagina van de kandidaat terecht. Zorg ervoor dat je de detailpagina van de kandidaat op procesniveau bekijkt. Onderaan op de detailpagina van de kandidaat op procesniveau staat een takenoverzicht. Dit zijn de taken specifiek voor deze kandidaat. Via het + symbool rechts in beeld kun je een nieuwe taak aanmaken voor de kandidaat. Kies als taaktype 'Test maken' en kies de juiste test. Je kunt aangeven of je wilt dat de taak verplicht is of niet, of de kandidaat de taak meteen mag starten of op een moment in de toekomst en je kunt eventueel een deadline en een reminder instellen. Na opslaan is de nieuwe taak beschikbaar voor de kandidaat.

 

Kan ik het overzicht met kandidaten sorteren, zoeken of filteren?

Ja, je kan het overzicht sorteren op basis van de kolommen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je wilt weten hoeveel kandidaten er klaar zijn. Om te sorteren ga je met je muis op de kolomnaam staan (bijvoorbeeld: gebruikersnaam, achternaam, startdatum, datum afgerond, etc) en klik je op het kleine symbool met drie horizontale streepjes dat dan zichtbaar wordt. Je kunt in het kandidatenoverzicht ook zoeken en filteren. Om dit te doen klik je bij een kolomnaam op het kleine filtersymbool.

 

Hoe verander ik de normgroep?

Oriënteer je eerst op de keuze van de juiste normgroep. Zie ook ‘Welke normgroep moet ik kiezen’ in deze FAQ.

Zoek in het kandidatenoverzicht op procesniveau de kandidaat op waarvoor je de normgroep wilt wijzigen, je komt nu op de detailpagina van de kandidaat terecht. Op de detailpagina van de kandidaat op procesniveau staat onderaan een takenoverzicht. Klik bij de testtaak waarvan je de normgroep wilt wijzigen op het donkerblauwe symbool rechts in beeld en kies 'Wijzigen', vervolgens kun je in het zijscherm dat nu geopend is de normgroep wijzigen. Na opslaan kun je het rapport van de kandidaat opnieuw uitdraaien, de nieuw ingestelde normgroep zal nu gebruikt worden.

Goed om te weten: Het opnieuw uitdraaien van een rapport met een andere normgroep is kosteloos.

 

Welke normgroep moet ik kiezen?

Het verschilt van test tot test welke normen er beschikbaar zijn. Wat de best passende normgroep is, wordt bepaald door de vraag waarop de testresultaten antwoord moeten geven. Soms is een bepaalde norm niet relevant voor een test. Zo is een aparte normgroep voor kandidaten met een migratieachtergrond bijvoorbeeld niet relevant als er in het normeringsonderzoek geen verschillen zijn gevonden tussen kandidaten met en zonder migratieachtergrond.
Tip: Neem voor de keuze van de juiste normgroep contact op met jouw accountmanager of met de helpdesk (020-5040800).

 

Hoe verwijder ik kandidaten?

Het is niet mogelijk om kandidaten te verwijderen. Dit zodat er nooit belangrijke informatie van kandidaten verloren kan gaan. Het is wel mogelijk om kandidaten inactief te maken. Inactief betekent dat de kandidaat geen toegang meer heeft tot de kandidaatomgeving. Om een kandidaat inactief te maken ga je naar het kandidatenoverzicht op organisatieniveau. Hier kun je een vinkje voor één of meerdere kandidaten zetten en vervolgens kies je 'Inactief maken' in het menu dat opent als je op het donkerblauwe vierkantje met de drie witte puntjes rechtsboven klikt. Het is ook mogelijk om een kandidaat inactief te maken via de detailpagina van een kandidaat op organisatieniveau. Klik op de kandidaat in het kandidatenoverzicht op organisatieniveau en klik vervolgens op het pensymbooltje bij de algemene gegevens van de kandidaat. Zet het vinkje bij 'Actief' uit om de kandidaat inactief te maken. Inactieve kandidaten blijven wel zichtbaar in het kandidatenoverzicht. Je kunt filteren op 'Actief' en 'Inactief' in de kolom 'Actief', om alleen actieve of inactieve kandidaten te tonen. Het is echter ook mogelijk om kandidaten te verbergen in het kandidatenoverzicht. Selecteer de kandidaat of kandidaten die je wilt verbergen en klik vervolgens in het menu dat je te zien krijgt als je op het donkerblauwe vierkantje met de drie witte puntjes klik op 'Verbergen'. Het is ook mogelijk om verborgen kandidaten zo weer zichtbaar te maken. Via het donkerblauwe filtersymbool rechts naast de donkerblauwe balk linksboven kun je aangeven dat verborgen kandidaten ook getoond moeten worden.

 

Ik wil maar een paar subtests van de Capaciteitentest (MCT) afnemen.

Standaard worden alle subtests van de MCT afgenomen. Als je hiervan wilt afwijken ga je naar het aanmaken van de kandidaat naar de detailpagina van de kandidaat. In het takenoverzicht van de kandidaat klik je vervolgens op het donkerblauwe vierkantje achter de testtaak waar de MCT inzit, en kies voor 'Wijzigen'. In het zijscherm dat nu opent kun je subtests aan- en uitzetten. Na opslaan zullen alleen de geselecteerde subtests afgenomen worden bij de kandidaat.

 

Hoe selecteer ik competenties?

Als je specifieke competenties wilt selecteren maak je eerst een kandidaat aan en selecteer je de Competentietest (CT), of een samengestelde testscan waarin onder andere de competentietest zit. Ga vervolgens naar de detailpagina van de kandidaat. In het takenoverzicht van de kandidaat klik je op het donkerblauwe vierkantje achter de testtaak waar de Competentietest inzit, en kies voor 'Wijzigen'. In het zijscherm dat nu opent kun je competenties aan- en uitvinken. Na opslaan zullen alleen de geselecteerde competenties afgenomen worden bij de kandidaat.

 

Ik heb per ongeluk teveel logins aangemaakt. Wordt dit gefactureerd?

Nee, hier worden geen kosten voor in rekening gebracht. Er wordt pas gefactureerd als een test wordt gestart of wanneer een rapportage wordt uitgedraaid. Voor logins die niet gebruikt worden wordt dus niks gefactureerd.

 

Een kandidaat heeft een test gemaakt, maar het lukt niet om een rapport te downloaden

Het downloaden van een rapport kan soms wat langer duren. In Talent Portal word je hierop gewezen. Als je op de downloadknop hebt geklikt dan kun je het zijscherm sluiten en je kunt verder gaan met werken in de beheeromgeving van Talent Portal. Het rapport zal vanzelf in de downloadsmap van je browser verschijnen als het gedownload is.

Let op: sluit je browser niet af terwijl er een rapport gedownload wordt. Als je de browser afsluit dan wordt het rapport niet meer gedownload.

Wanneer er een toestemmingstaak in het proces zit dan kan je een kandidaatrapport pas downloaden als de kandidaat toestemming heeft gegeven voor het delen van de resultaten. In het kandidatenoverzicht op procesniveau kun je de toestemmingsstatus zien in de kolom 'Toestemming'.

 

Inloggen in de beheeromgeving van NOA Talent Portal

 

Beheerder kan niet inloggen

Controleer of je op de juiste website bent om in te loggen. Als beheerder log je in op: admin.noatalentportal.nl

Let op: wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig!

 

Hoe verander ik mijn wachtwoord als beheerder?

Ben je je wachtwoord vergeten of wil je je wachtwoord wijzigen? Klik dan op de loginpagina (admin.noatalentportal.nl) op "Wachtwoord vergeten?". Je ontvangt dan een verificatiecode via de email en dan kun je een nieuw wachtwoord instellen.

 

Hoe kan mijn collega inloggen?

Als je collega's toegang wilt geven tot de NOA Talent Portal, kan je een nieuwe gebruiker aanmaken. Dit doe je door via de menuknop 'Overige' op "Beheerders" te klikken, je komt nu op het beheerdersoverzicht terecht. Klik in het beheerdersoverzicht op het + symbool rechtsboven. In het zijscherm voer je de gegevens van de nieuwe beheerder in. Selecteer een rol en eventueel extra rechten, en kijk ook altijd goed tot welke processen deze nieuwe beheerder toegang moet krijgen. Alleen een admin kan nieuwe beheerders aanmaken.

 

Hoe verander ik gegevens van een collega?

Als je admin bent en een collega je vraagt om een wijziging van gegevens (bijvoorbeeld emailadres) of een wijziging van de processen waar de collega toegang toe heeft, dan klik je in het beheerdersoverzicht op de betreffende collega. Op de detailpagina van de beheerder kun je gegevens wijzigen en toegang tot processen regelen.

 

Ik heb een nieuwe telefoon, hoe kan ik de app voor 2-factor-verificatie opnieuw instellen?

Als je bent ingelogd in NOA Talent Portal klik je in de rechterbovenhoek op het ronde symbool met het poppetje erin. Klik vervolgens in het menu op 'Profiel'. Op je eigen profielpagina kun je via het ronde pijl symbool je 2-factor-verificatie resetten. Wanneer je daarna opnieuw inlogt in NOA Talent Portal dan kun je de QR-code opnieuw scannen vanuit de verificatie-app, en zo de 2-factor-verificatie opnieuw instellen.